Zutritts- und Schließsysteme nachhaltig planen

Die Welt der Zutrittskontrolle und der elektronischen Schließsysteme ist derzeit vom Wettkampf zwischen den klassischen Online-Zutrittskontrollsystemen und den Offline-Schließsystemen geprägt. In der Wahl der Pro- und Contra-Argumente ist man nicht gerade zimperlich, und wer als Anwender nicht über profundes Fachwissen verfügt, kann nur allzu oft unumkehrbare Fehlent-scheidungen treffen, die sich insbesondere auf Funktionalität und operative Schutzziele, nicht nur an den Zutrittspunkten, sondern auch im systemübergreifenden Ausweis- und Berechtigungsma-nagement fatal auswirken können, das eine der drei Wertschöpfungssäulen im Zutritts- und Schließmanagement bildet:

• Sicherheitsfunktionen an den Zutrittspunkten
• Ausweis-/ Identitäts- und Berechtigungsmanagement
• Sicherheit im Datenmanagement

Wer glaubt, eine wirksame Zutrittskontrolle mit einem elektronischen Knaufzylinder oder Beschlag ohne Türzustandsüberwachung oder mit der Vergabe eines Zutrittsrechtes ohne belastbaren Ge-nehmigungsprozess zu generieren, generiert keine „Sicherheit“. Wer aus Bequemlichkeit oder völlig übertriebenem Komfortdenken Besuchern und Mitarbeitern von Fremdfirmen oder Post- und Paketdiensten quasi freien Zutritt ermöglicht und an dieser Stelle jegliches Sicherheitsdenken über Bord wirft, reduziert den Schutzwert von Sicherheitsmaßnahmen auf ein nichtverantwortbares Minimum.

Multifunktionalität von Zutritts- und Schließsystemen erfordern Planung

Bereits seit Jahren hat sich das plattformbasierte Ausweis-, Identitäts- und Berechtigungsma-nagement als elementare Wertschöpfungssäule im Zutritts- und Schließmanagement herauskristallisiert. Wer sich unter anderem mit folgenden Fragen beschäftigt hat, fand in der Regel die Antworten nicht bei den klassischen Zutrittskontrollsystemen und erst recht nicht bei den elektronischen Schließsystemen, sondern bei den leistungsstarken Ausweis- und Berechtigungs-managementsystemen, die workflowbasiert hochkomplexe Prozesse im Zusammenhang mit An-trags-, Genehmigungs- und Vergabeprozesssen abwickeln können:

• Migration eines oder mehrerer Zutrittskontrollsysteme
• Einführung eines neuen Ausweises oder einer neuen Chiptechnologie
• Systemübergreifendes Management unterschiedlicher Zutrittskontrollsysteme
• Standortübergreifende Organisation des Ausweis- und Berechtigungsmanagements
• Auflösung der unerfreulichen Fabrikats- / Systembindungen bei Erweiterungen
• Berücksichtigung komplexer unternehmensspezifischer Prozesse und Verfahren
• Reduzierung der hohen Kosten für das Antrags-, Genehmigungs- und Ausgabeverfahren
• Einführung eines User-Self-Service für Besucher-, Mitarbeiter- und Fremdfirmenverwaltung

Bezeichnenderweise wurden und werden diese elementaren Managementfunktionen von den Herstellern der oben erwähnten Zutritts- und Schließsystemen bis heute nur fragmental bedient. Aus der Not heraus entstanden daher bei einzelnen Projekten erfolgreiche, aber kostenintensive Kooperationen.

Details entscheiden über effektive Zutritts- und Schließsysteme

Automatisierte Funktionsabläufe sorgen für eine rationelle und fehlerfreie Erledigung von Routine-aufgaben. Der Antrags- und Genehmigungsprozess kann durch einen User-Self-Service für alle internen und externen Berechtigungsgruppen unterstützt werden. Workflowbasierte Assistenten-funktionen, ein umfangreiches Regelmanagement mit Plausibilitätsprüfungen (zum Beispiel Abgleich mit Sperr- oder Hausverbotslisten), eine Fristenüberwachung, eine Zertifikatsüberwachung (erteilter ZÜ-Bescheid oder der positive Abschluss eines E-Learningprogramms) sowie ein auto-matischer E-Mail-Versand sind Komponenten, die den manuellen Bearbeitungsaufwand auf ein absolutes Minimum reduzieren und gleichzeitig revisionssicher und gerichtsfest abbilden.

Speziell im Genehmigungsprozess können mehrstufig und standortübergreifend beliebig viele Be-reichsverantwortliche und Stellvertreter eingerichtet werden. Parallellaufende Genehmigungspro-zesse stellen sicher, dass ein Ausweis bei Vorliegen der Hauptzugangsgenehmigung bereits aus-gegeben werden kann und nach weiteren Genehmigungen Zug um Zug weitere Zutrittsberechti-gungen freigeschaltet werden. Ein Mailservice informiert automatisch alle Beteiligten über den Berechtigungsstatus. Automatische oder manuelle Statusabfragen über den Stand eines jeden Antrags sind obligatorisch. Die Ausgabe des Ausweises kann den heutigen Arbeitsbedingungen ent-sprechend standortunabhängig erfolgen und ist an keine feste Ausweisstelle gebunden. Sogar ein Modul zur Kosten- und Leistungserfassung kann zur Weiterbelastung von Kosten eingerichtet wer-den.

Der Mensch ist das schwächste Glied in der Prozesskette. Konfuzius soll einmal gesagt haben „Der Mensch stolpert nicht über Berge, sondern über Maulwurfshügel“. Die Leistungsmerkmale einer regelbasierten Berechtigungsvergabe mit workflowbasierten Anfrage- und Genehmigungs-prozessen, einem User-Self-Service sowohl für Mitarbeiter wie Besucher oder Mitarbeiter externer Lieferanten oder Dienstleister, die selber die Daten ihrer Mitarbeiter erfassen und pflegen, bilden die Brücke über die Wiese voller Maulwurfshügel.

Der richtige Weg zum Ziel

Es hat sich als fatal erwiese mit dem einen oder anderen Hersteller zu sprechen, bevor man die Projektschritte bis zur Marksichtung abgeschlossen hat. Die Gefahr, sich unbewusst oder bewusst beeinflussen zu lassen und die eigentlichen Ziele und Anforderungen aus den Augen zu verlieren, ist zu groß. Ein Unbekannter sagte einmal „Bevor Du mit dem Kopf durch die Wand gehst, überlege Dir, was Du im Nebenzimmer willst!“ Dementsprechend ist eine professionelle Herangehensweise zu empfehlen, die nur allzu oft über den Erfolg eines Projektes entscheidet.

Volker Kraiss, Kraiss Wilke & Kollegen